NGOS-inligtingsessie | 5 Oktober

Sekretaressedag – Hoe bestuur jy jou tyd?

Kantoorpraktisyns is die kern van ʼn instansie en daarom word hulle vandag, op 1 September, tydens Sekretaressedag gevier. Akademia gee dus vandag erkenning aan elke persoonlike assistent, administratiewe beampte, ontvangsdame en Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie-student vir hul harde werk.

“Om ʼn kantoorpraktisyn te wees wat ʼn kantoor optimaal bestuur moet ʼn mens goeie tydsbestuur aan die dag lê”, sê Joey Vlok, programkoördineerder van die Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie by Akademia. Hier is tien praktiese wenke om jou te help om jou tyd beter te kan bestuur:

  • Beplan jou week vooraf en sit dae opsy om aan spesifieke take te werk. Byvoorbeeld Maandae vir fakture uitstuur en Dinsdae vir vergaderings skeduleer.
  • Wanneer jy ʼn doenlysie opstel, gebruik verskillende kleure glimpenne om prioritisering toe te pas – verhelder byvoorbeeld die belangrike take in rooi, minder belangrik in geel en onbelangrik in groen.
  • Moet nie net jou doenlysie neerpen nie, skeduleer dit. Stuur vir jouself e-posse om jouself te herinner en plaas dit in jou Outlook-dagboek.
  • Jy kan ook verskillende lêers in jou Outlook maak om jou e-posse in belangrikheids-volgorde te plaas sodra dit inkom. Organisering van e-posse help met prioritisering.
  • Gebruik kleefnotas op jou lessenaar om los gedagtes neer te pen voordat jy daarvan vergeet. Jy kan ook verskillende kleure gebruik om die belangrikheid daarvan te toon.
  • Prioritiseer jou take op die volgende maniere:
  • Belangrik en dringend – doen dit dadelik
  • Belangrik, maar nie dringend nie – deel die take op deur die loop van jou dag
  • Dringend maar nie belangrik nie – delegeer hierdie take indien moontlik
  • Nie dringend of belangrik nie – plaas op die kantlyn om later te doen
  • Jy kan van Microsoft Planner gebruik maak om jou beplanning te vergemaklik. Op hierdie toepassing kan jy planne skep, take allokeer, oor take gesels en ook sien hoe jy met jou take vorder.
  • Jy kan toepassings gebruik wat afleidings op jou rekenaar en foon blokkeer. Toeps soos Self Control of Freedom kan gebruik word om webtuistes wat jou aandag aflei (soos Facebook, Instagram, Netwerk 24, ens.) te blok.
  • Gebruik tydsbestuur-toepassings. Hierdie toeps hou rekord van alles wat jy daagliks doen en hoeveel tyd jy daaraan bestee. Toggl Track is byvoorbeeld ʼn toepassing wat maklik is om te gebruik en op die meeste toestelle beskikbaar is.
  • Pas die 18 minuut-benadering deur Peter Bregman in jou lewe toe. Hierdie metode gee vir jou insig oor jou dag en verhoog jou produktiwiteit.
  • Vyf minute in die oggend: Sit en dink aan wat jy alles moet vermag om ʼn suksesvolle dag te hê. Skeduleer hierdie items in jou dagboek.
  • Een minuut elke uur (vanaf 09:00 – 16:00): Stel ʼn alarm om elke uur klokslag af te gaan, wanneer dit afgaan haal diep asem en dink aan alles wat jy die uur vermag het en besluit of dit ʼn produktiewe uur was.
  • Vyf minute in die aand: Sit jou rekenaar af en besin oor jou dag en of jy dit as ʼn suksesvolle dag bestempel of nie.

 

Indien jy dalk ʼn topgehaltekwalifikasie in kantooradministrasie wil studeer, het Akademia die antwoord vir jou. Die Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie rus studente toe om kantooradministrasiepraktyk te verstaan en om basiese administratiewe funksies suksesvol uit te voer. Aansoeke vir hierdie kwalifikasie is steeds oop. Klik hier vir meer inligting.