WhatsApp-groepe is een van die mees gebruikte kommunikasiehulpmiddels in die werksplek. Hoewel hierdie groepe met goeie voorneme geskep word – naamlik om effektiwiteit en produktiwiteit te verhoog – verg die bestuur en gebruik daarvan deeglike oorweging. Laasgenoemde verwys veral na die toenemende neiging dat werknemers verplig voel om ook ná afloop van formele kantoorure aan te hou werk. Dit kan wees weens hoë werksdruk, onrealistiese verwagtinge óf selfs die vestiging van ʼn kultuur waar lang ure as ʼn maatstaf van toewyding beskou word.

Morné Venter, ʼn kundige in arbeidsverhoudinge en dosent: Bestuurswetenskappe aan Akademia se Fakulteit Ekonomiese en Bestuurswetenskappe in die Paarl, meen dié veranderende werkskultuur van altyd beskikbaar wees, kan oor die langtermyn ongesond wees en tot uitbranding lei. Hy maan ook jong werkendes dat WhatsApp-werksgroepe dikwels as ʼn onsigbare toets van professionaliteit dien, en daarom nie ligtelik – vanweë die platform se informele aard – met diesulke kommunikasie omgegaan moet word nie.

Gedagtig hieraan beantwoord hy ʼn aantal kwelvrae in dié verband:

Is dit professioneel aanvaarbaar, vanuit ʼn arbeidsverhoudingperspektief, om naure of oor naweke werksverwante boodskappe aan kollegas te stuur?

WhatsApp-groepe is ʼn praktiese manier om binne die werksplek te kommunikeer, en daarom gebeur dit dat gesprekke ook soms buite amptelike werksure plaasvind. Ten einde te help verseker dat hierdie groepe nie misbruik word óf tot bykomende spanning aanleiding gee nie, moet ʼn duidelike kommunikasiebeleid in plek wees. Hierdie beleid dien as ʼn ooreenkoms tussen kollegas en help spanne om ʼn gedeelde begrip te vorm van wat as noodsaaklik en dringend gesien kan word.

Dit is voorts belangrik om te onthou dat die Wet op Basiese Diensvoorwaardes (BCEA) aan werknemers die reg bied op maksimum werksure per dag sowel as verpligte rustye tussen werksdae en werksweke. Hierdie wetgewing beteken dus dat ʼn werkgewer nie realisties kan verwag dat werknemers 24/7 aan diens moet wees nie.

Daar is egter ook uitsonderings, byvoorbeeld as ʼn posuitkoms wel objektief 24/7-beskikbaarheid vereis, soos wat die geval is by sekere nood- of beveiligingsdienste. In hierdie gevalle moet dit duidelik in die werknemer se kontrak asook sy/haar vergoedingstruktuur (oortyd en bystandsvergoeding) uiteengesit word.

Hoe behoort werknemers te reageer indien hulle nie op boodskappe op hierdie werksgroepe kan reageer nie?

Indien werknemers op jaarlikse of siekverlof is, is die kernbeginsel dat hy/sy nie verplig is om te reageer voor hul formele terugkoms nie. Die beste praktyk is om vooraf te kommunikeer dat jy nie beskikbaar is nie en dat jou reaksietyd daarom beperk sal wees. Jy kan hierdie boodskap kommunikeer deur byvoorbeeld ʼn uit-die-kantoor-boodskap op jou WhatsApp-profiel te deel, óf ʼn alternatiewe kontakpersoon te benoem wat jou in hierdie tyd kan ondersteun.

Indien jy tog die boodskap ontvang, en dit is enigsins vir jou moontlik om te reageer, kan jy die volgende antwoord oorweeg: Dankie, ek is tans op verlof/siekverlof, en sal (datum) op dié boodskap reageer.

Deur hierdie kommunikasie-etiket te volg, beskerm jy nie net jou professionele beeld nie, maar ook jou reg tot rus.

Is daar riglyne wat werknemers kan volg om gesonde grense te handhaaf tussen hul vrye tyd en werksverwagtinge naure?

• Verstel jou WhatsApp-kennisgewings om onaktief te wees ná ʼn sekere tyd, behalwe tydens regtig kritieke sake en/of sperdatums wat vooraf ooreengekom is.
• Maak seker dat jy en jou lynbestuurder in ooreenstemming is met wat as krities belangrik beskou word.

• Leer jouself die gewoonte aan om nie aanmekaar na jou foon te kyk vir nuwe kennisgewings nie. In die altyd-beskikbaar-kultuur van die dag is dit makliker gesê as gedaan om net bewustelik in die oomblik te leef.

Wat gebeur in die geval waar ʼn werknemer nie deel wil wees van ʼn WhatsApp-werksgroep nie?

Indien ʼn werknemer nie WhatsApp as ʼn formele werkshulpmiddel wil gebruik nie, moet die organisasie ʼn duidelike beleid hê waartoe werknemers vooraf ingestem het. Diesulke werknemers sal gevolglik op skrif moet motiveer waarom hulle nie privaat toestelle vir werk wil gebruik nie, asook alternatiewe kommunikasiekanale moet voorstel. Laasgenoemde kan
e-pos, die maatskappy se intranet of formele menslikehulpbronstelsels insluit.

Wetgewing en die individu se reg tot privaatheid is belangrik en moet ten alle tye in ag geneem word. ʼn Voorbeeld van sulke wetgewing, wat nie willekeurig toegepas mag word nie, is die Wet op Beskerming van Persoonlike Inligting (POPI). Gedagtig hieraan moet werkgewers ʼn redelike alternatief aan werknemers bied (byvoorbeeld e-poskopieë van kritieke kommunikasie) en nie werkers penaliseer omdat hulle WhatsApp-werksgroepe verlaat nie.

Wat is van die algemeenste foute wat werknemers, veral jong werkendes, op WhatsApp-werksgroepe maak en waarteen daar gewaak moet word?

• Die deel van eksplisiete inhoud van welke aard ook al. Sulke aksies word as ernstige wangedrag beskryf en kan tot afdanking lei.
• Negatiewe of lasterlike opmerkings maak deur af te pak (ook genoem venting) teenoor bestuur, kollegas of kliënte. Sulke gedrag kan ernstige reputasieskade veroorsaak en as ʼn dissiplinêre oortreding beskou word.
• Die deel (uitlek) of bespreking van vertroulike inligting.
• Die voer van ongevraagde politieke, godsdienstige of polariserende debatte wat die samestelling van en werksverhoudinge binne spanne ondermyn.

• Onprofessionele taalgebruik, sarkasme of die deel van binnekringgrappe wat verkeerd geïnterpreteer kan word.

Kan werknemers se optrede met betrekking tot ʼn WhatsApp-werksgroep hulle reputasie skaad?

Ja. Verskeie regsfirmas en arbeidskonsultante bevestig dat WhatsApp- en ander sosialemediaboodskappe reeds tot regsprake en CCMA-sake gelei het waartydens werknemers afgedank is en werkgewers groot reputasieskade gely het. Onthou: Al wat dit verg om sulke optrede te bewys, is skermskote van gesprekke en plasings.

Jou digitale voetspoor is ʼn integrale deel van jou professionele beeld en identiteit. Foto’s of statusse wat wys dat jy partytjie hou terwyl jy eintlik op siekverlof is, of hoe jy kollegas en kliënte beledig, sal jou geloofwaardigheid, bevorderingskanse en selfs jou indiensneming direk beïnvloed.

Wat beskou jy as die topvyfwenke vir goeie deelname aan WhatsApp-werksgroepe?

• Tree ten alle tye professioneel op. Geen persoonlike aanvalle, skinderpraatjies of ongevraagde opmerkings word geduld nie.
• Vergewis jouself deeglik van enige interne beleide en/of wetgewing wat verband hou met diesulke kommunikasiekanale.
• Plaas slegs inhoud wat verband hou met die doel van die groep, en weerhou jouself daarvan om gemorspos, ongeverifieerde nuus of komiese grafika (memes) te deel.
• Dink voordat jy stuur. Vra jouself af of die inhoud toepaslik, nodig en op die regte tyd gedeel word.

• Moenie iets op ʼn groep deel wat jy nie self gemaklik sou wees om op ʼn kennisgewingbord met jou naam by te deel nie.

“WhatsApp bly ʼn waardevolle hulpmiddel indien dit met insig en respek gebruik word. Vir jongmense wat hul plek in die professionele wêreld inneem, is digitale etiket nie ʼn sagte vaardigheid nie, maar ʼn noodsaaklike bousteen wat spreek tot kundigheid én karakter,” sluit Venter af.