Hoewel daar wêreldwyd meer as 4 biljoen e-posgebruikers is en e-posse een van die mees algemene wyses is waarop ons daagliks in die werksomgewing kommunikeer, weet baie mense steeds nie waar en hoe om e-posse reg te gebruik nie. As dit verkeerd gebruik word, kan e-posse verwarring skep, dinge laat sloer en party mense warm onder die kraag laat. E-posse wat egter sinvol en doelgerig aangewend word, kan ’n besigheid soos ’n geoliede masjien laat loop en verhoudings met belangegroepe bou. Hier is enkele wenke om e-posse vir jou te laat werk.

Moenie vaag wees in jou onderwerpsveld nie; jou leser moet presies weet waaroor die e-pos handel nog voordat hy/sy dit oopmaak. Dit help ontvangers om e-posse te prioritiseer, spaar tyd en kan ook verwarring uitskakel. Dit geld ook wanneer jy vergaderings skeduleer met die e-posfunksie: gebruik een of twee bondige sinne om te sê waaroor die vergadering handel, sodat dié wat genooi is dit kan prioritiseer en voorberei indien nodig.

Dink twee maal voordat jy almal insluit wanneer jy op ’n e-pos reageer wat aan verskeie mense gestuur is. Vermy eerder die “reply all”-funksie en sluit slegs diegene in wat belang het by jou antwoord. Onthou verder om die “bcc”-funksie te gebruik wanneer jy ’n e-pos aan groot groepe mense stuur om individue se e-posadresse te beskerm.

Onthou dat ’n e-pos ’n boodskap is – dis nie veronderstel om ’n alomvattende dokument of ’n heen-en-weer gesprek te wees waarin probleme opgelos word nie. Hou jou e-posse dus gefokus, bondig – en gebruik dit om sake onder andere se aandag te bring, iets te bevestig of te klank, of ’n instruksie te gee. Probleme of besluite moet eerder op ander platforms hanteer word.

Wees altyd vriendelik en professioneel. Groet die persoon aan wie jy die e-pos rig op ’n toepaslike wyse. In die werksomgewing is “Goeiemôre Mandy” of “Beste Mandy” byvoorbeeld meer aanvaarbaar as “Hi Mandy”. Vermy emotikons, uitroeptekens, humor, kragwoorde en boodskappe wat slegs in bokas geskryf is. Moenie kwaad word nie. Moenie ’n e-pos stuur wat vol tik- en spelfoute is nie.

Reageer altyd op ’n e-pos – verkieslik binne 24 uur. Indien jy nie dadelik aan die saak kan aandag gee nie of dit vir later prioritiseer, moet jy ten minste ontvangs van die e-pos erken. Iets eenvoudig soos “Ek het jou e-pos ontvang en gee voor volgende Vrydag vir jou terugvoer” is voldoende en stel die ander persoon in staat om te beplan.

Dink twee maal voordat jy ’n “dringende” e-pos stuur. As jy al jou e-posse met rooi vlaggies merk, gaan niemand later meer weet wat werklik dringend is nie en hulle gaan gewoon jou e-posse ignoreer of dit nie prioritiseer nie. Gebruik die rooi vlaggie slegs wanneer dit werklik dringend is – maar vra jouself eers af of ’n vinnige oproep nie meer gepas sal wees nie.

Hou altyd jou leser ingedagte wanneer jy ’n e-pos skryf. Die leser bepaal hoe formeel of informeel jou e-pos sal wees. Hou ook ingedagte dat e-posse nie emosie kan oordra nie, en ’n mens kan maklik bot voorkom of verkeerd verstaan word. Lees dus jou e-pos hardop voordat jy dit stuur, sodat jy kan hoor hoe dit vir ’n ander sal klink.