Vier en vyftig jaar ná Ray Tomlinson die eerste e-posboodskap gestuur het, het dié vorm van kommunikasie in méér as net gewildheid en toeganklikheid toegeneem. Vandag vervul e-poskommunikasie ʼn sleutelrol in ons alledaagse lewens, óf dit nou persoonlik óf professioneel is. Volgens die jongste statistiek is daar méér as 4,26 miljard aktiewe e-posgebruikers wêreldwyd en word daar bykans 3,13 miljoen e-posboodskappe elke sekonde uitgestuur. In die lig hiervan is dit belangrik om jouself met die nodige vaardighede toe te rus ten einde hierdie kommunikasievoertuig so effektief as moontlik te benut.

E-poskommunikasie en die wet

Volgens Natasha Venter, dosent: Publiek- en Prosesreg aan Akademia, moet e-posgebruikers daarop let dat daar méér agter dié vorm van gesprekvoering skuil as blote woordewisseling. Sy verduidelik dat ʼn e-pos as ʼn databoodskap geag word ingevolge die Wet op Elektroniese Kommunikasie (25 van 2002). ʼn Databoodskap kan hiervolgens teen die opsteller daarvan as getuienis gebruik word – nie net in straf- of siviele verrigtinge voor ʼn hof nie, maar óók in dissiplinêre prosesse in die werksplek.

“Waar ʼn werknemer sekere van sy werksplek se beleide oortree deur byvoorbeeld onwelvoeglike e-posse te stuur, kan die werkgewer hierdie boodskappe gebruik as getuienis in enige arbeidsverrigtinge teen die werknemer,” verduidelik Venter. Sy vertel ook dat enige woordspeling wat op misdaadverwante praktyke dui, soos byvoorbeeld crimen injuria (die opsetlike en ernstige aantasting van ʼn ander persoon se waardigheid op privaatheid) óók daartoe kan lei dat die skrywer van só ʼn e-pos strafregtelik vervolg kan word.

Venter se topwenke vir effektiewe e-poskommunikasie is:

• Bly altyd professioneel en hoflik;
• Vergewis jouself deeglik van jou werkgewer se e-posbeleid om te verseker dat jy nie enige arbeidsregtelike oortredings begaan nie; en

• Onthou die goue reël: Om nooit iets op skrif te sit wat op welke vorm ook al teen jou gebruik kan word nie.

Goeie taalgebruik spieël professionaliteit

Sarita Blignaut, taalpraktisyn by Akademia, meen goeie taalgebruik spreek nie net tot professionaliteit nie, maar dra voorts by tot ʼn verhoogde vaardigheidspersepsie. “Eerste indrukke is belangrik én blywend. In baie gevalle is jou e-pos dikwels die eerste kontakpunt met kollegas, kliënte of vennote, en is dit belangrik om ten alle tye bekwaam, respekvol en professioneel voor te kom,” verduidelik Blignaut.

Behalwe dat e-poskommunikasie wat wemel van taal- en spelfoute ʼn negatiewe beeld van die sender toon, verminder dit boonop ook die leesspoed én die vlak van aandag wat daaraan gewy word. Gevolglik vergroot die kanse vir misverstande en verwarring. “Tegnologie maak dit vandag só maklik om jou spelling en taalgebruik te toets en te verbeter, en in wese is daar nie ʼn verskoning om onafgeronde boodskappe uit te stuur nie,” meen Blignaut. In hierdie verband noem sy spel- en grammatikatoeps, platforms soos die Virtuele Instituut vir Afrikaans (VivA) en aanlyn woordeboekportale soos Pharos en die Woordeboek van die Afrikaanse Taal (WAT) as voorbeelde.

Blignaut se drie beste wenke vir goeie spel- en taalgebruik is:

• Vergewis jouself deeglik van jou werksplek se korporatiewe woordeskat.

Maak seker dat jy hierdie woordeskat korrek in jou kommunikasie gebruik. Dit is byvoorbeeld meer korrek om van die administratiewe afdeling te praat as om bloot na admin te verwys. Maak ook seker dat jy ten alle tye korrek na postitels verwys.

• Maak gebruik van aanlyn woordeboeke en verwysingsgidse.

Neem eerder langer om ʼn boodskap saam te stel, deur die korrekte spelling en woordgebruik na te gaan, as wat jy ʼn onversorgde boodskap uitstuur. Maak vir jou ʼn vewysingslys waarna jy deurentyd kan terugverwys, só sal jy op die langduur tyd spaar.

• In die geval van belangrike e-pos-kommunikasie, vra ʼn kollega om óók die boodskap na te gaan.

ʼn Tweede paar kritiese oë kan jou help om foute wat jy miskyk, uit te wys.

Professionaliteit is aan die orde van die dag

Uit ʼn korporatiewe kommunikasie oogpunt meen dr. Hélanie Jonker, dosent: Tale en Kultuurwetenskappe aan Akademia, dat goeie e-pos-etiket en -vaardighede baie van die skrywer se persoonlikheid verklap. “ʼn Goed saamgestelde e-posboodskap kommunikeer dat die skrywer gemoedelik, vriendelik en kundig is. Diesulke boodskappe dui verder aan dat die skrywer goeie verhoudinge koester en nastreef en dat hy/sy professionaliteit na waarde ag,” verduidelik Jonker.

Volgens Jonker is hierdie benadering tot e-poskommunikasie noodsaaklik binne ʼn korporatiewe omgewing, en is dit belangrik om ten alle tye jou beste voetjie voor te sit. “Persoonlike kommunikasie bly steeds die beste en mees effektiewe vorm van kommunikasie, maar in die hoogs digitale wêreld waarin ons onsself bevind is dit selde moontlik. In die lig hiervan en die afwesigheid van verbale gedrag (wat persoonlike kommunikasie verder versterk) speel die samestelling van ʼn e-pos ʼn baie belangrike rol,” meen Jonker en sy verwys spesifiek na ʼn instelling se reputasiewaarde. Laasgenoemde word direk beïnvloed deur hoflikheid en professionaliteit.

Sy deel graag haar topdriewenke vir effektiewe e-poskommunikasie:

• Goeie maniere en vriendelikheid kos niks nie, terwyl skade aan ʼn instelling se reputasie verrykende gevolge kan inhou;
• Kommunikeer ten alle tye duidelik deur genoegsame konteks en inligting te bied. Laat jou lei deur die 4 W’s en H-beginsel (wie, wat, waar, wanneer en hoe); en

• Vóór jy jou e-pos stuur, neem ʼn paar minute en lees dit weer noukeurig deur en let na jou stemtoon, taalgebruik en duidelikheid in terme van jou verwagte uitkoms.

Ten slotte meen Venter, Blignaut en Jonker dat die uitsluitlike doel van enige e-poskommunikasie die uitbouing van positiewe verhoudings en netwerke moet bevorder. Dit word gedoen deur:

• Almal se tyd en produktiwiteit te respekteer deur goed gestruktureerde, bondige e-posboodskappe te skep;
• Algemene struikelblokke uit die weg te ruim, soos onprofessionele taalgebruik, ʼn té informele stemtoon aan te neem, en om ondeurdagte formateringsfoute te begaan (soos om byvoorbeeld slegs in hoofletters te tik, of die hele boodskap in kursief te stel);
• Elke e-pos van ʼn duidelike onderwerpreël te voorsien;
• Jou e-posboodskap met ʼn professionele e-poshandtekening (digitale besigheidskaartjie) af te sluit;
• Betyds op e-posversoeke te reageer, al is dit slegs deur ontvangs van ʼn e-pos te bevestig;
• Gebruik die “Antwoord almal”-funksie spaarsamig en wees só bedag daarop om nie posbusse onnodig vol te maak nie;
• Vermy die aanstuur van kettingboodskappe of onnodige aanhegsels;
• Waak teen die gebruik van oormatige leestekens soos uitroeptekens en emotikons;
• Proeflees jou e-posse alvorens jy dit uitstuur;
• E-pos is nie ʼn manier om konflik of konfrontasie op te los nie; en

• Sluit altyd jou e-poskommunikasie vriendelik en beleefd af.

Uit bogenoemde is dit duidelik dat goeie e-poskommunikasievaardighede ʼn belangrike hulpmiddel in enige werksplek is. Maak erns met dié kommunikasievoertuig en rus jouself toe met kennis en vaardigheid. Soos dié kenners tereg sê: Elke e-posboodskap is ʼn spieëlbeeld van jouself.